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06Day one to first payCloses on first correct payClose
Qué reemplaza
Un ticket en RR. HH., otro en TI, una hoja de cálculo en nómina y un gerente persiguiendo a los tres.
Qué cambia
Nadie persigue los traspasos. Un caso va de la contratación aprobada al primer pago correcto, con un solo registro de auditoría.
Funciona con
Workday
SAP SuccessFactors
Microsoft Entra ID
ServiceNow
Contado hacia atrás desde el primer día
La mayoría de las contrataciones se firman con uno a tres meses de anticipación. El nuevo empleado ve unos pocos pasos claros, mientras RR. HH., TI, nómina y el gerente trabajan en un mismo caso.
Lo que ve el nuevo empleado
Lo que se ejecuta detrás
D−60Oferta
Lo que ve el nuevo empleado
Una oferta aprobada antes de enviarse y luego un correo de bienvenida.
Lo que se ejecuta detrás
El caso se abre cuando se aprueba la contratación
El responsable del presupuesto aprueba un salario por encima de la banda
D−45Contrato
Lo que ve el nuevo empleado
Un contrato para firmar en la forma que exige la ley de su país, y los datos bancarios ingresados en el sistema de RR. HH.
Lo que se ejecuta detrás
Redactado a partir de la plantilla aprobada del país y revisado por RR. HH.
Autorización para trabajar confirmada por una persona designada de RR. HH.
D−10Accesos
Lo que ve el nuevo empleado
Un enlace de seguimiento para la computadora portátil.
Lo que se ejecuta detrás
El gerente aprueba la lista de accesos
Tu plataforma de identidad crea las cuentas, u Optomo las solicita por API
D−5Nómina
Lo que ve el nuevo empleado
Un plan para la primera semana, enviado por el gerente.
Lo que se ejecuta detrás
Registro de nómina creado antes del corte, a través de tu interfaz de nómina
El agente de planificación redacta el plan de la primera semana para el gerente
Primer díaInicio
Lo que ve el nuevo empleado
La computadora y las cuentas funcionan, y la primera reunión está programada.
Lo que se ejecuta detrás
Accesos activos desde el inicio del primer día
El caso se cierra después del primer pago correcto
Listo para el primer día, o señalado en D−3
Cuatro cosas deben cumplirse, cada una con un responsable. Lo que falte se señala tres días antes, no al llegar al escritorio.
Contrato firmado por ambas partesRR. HH.
Autorización para trabajar confirmada por una persona designadaRR. HH.
Cuentas y computadora listasTI
Registro de nómina creado y datos bancarios confirmadosNómina
Cuando cambia la fecha de inicio
Cambia la fecha una sola vez, en tu sistema de RR. HH. Cada tarea se mueve con ella, y los accesos quedan activos desde el inicio del nuevo primer día.
Dentro de cada etapa
Elige una etapa para ver quién hace cada paso y qué deja en el caso.
Contratación aprobada
D−60
Pasos
TriggerEl caso se abreA partir de la contratación aprobada en tu sistema de RR. HH.
PeopleSalario por encima de la banda aprobadoPor el responsable del presupuesto, antes de enviar la oferta
APIOferta aceptadaLa fecha de inicio fija cada plazo del caso
Queda en el caso: la contratación aprobada, cualquier aprobación salarial y la fecha de inicio.
Sistemas que usa
Sistema de RR. HH., como Workday o SAP SuccessFactors
Sistema de reclutamiento
Controles
Un salario fuera de la banda se aprueba antes de enviar la oferta
Cuando algo no encaja
Una oferta rechazada cierra el caso antes de que empiece cualquier etapa posterior.
Contrato
D−60 a D−45 · SLA 1d
Pasos
AI agentsContrato redactadoEl agente de contratos completa la plantilla aprobada del país a partir de la oferta
PeopleRevisión de RR. HH.RR. HH. revisa cada borrador contra la oferta antes de enviarlo
PeopleContrato firmadoEn la forma que exige la ley del país
PeopleAutorización para trabajar confirmadaPor una persona designada de RR. HH., con los documentos que exige la ley
Queda en el caso: el borrador, la revisión de RR. HH., el contrato firmado y quién confirmó la autorización para trabajar.
Sistemas que usa
Sistema de RR. HH.
Plantillas de contrato aprobadas
Firma electrónica, donde la ley lo permite
Controles
Solo plantillas aprobadas del país
Ningún contrato sale sin la revisión de RR. HH.
Cuando algo no encaja
Un borrador que no coincide con la oferta vuelve a RR. HH. con la diferencia señalada.
Aprobación del gerente
D−14 a D−10 · SLA 4h
Pasos
APILista de accesos propuestaLos accesos estándar del puesto, desde tu plataforma de identidad
PeopleEl gerente apruebaAgrega o quita accesos dentro de la política
PeopleAccesos adicionales aprobadosLo que no es estándar para el puesto pasa al responsable de cada sistema
Queda en el caso: la lista de accesos aprobada, con cada aprobador y cuándo aprobó.
Sistemas que usa
Plataforma de identidad, como Microsoft Entra ID
Gestión de servicios de TI, como ServiceNow
Controles
No se crea ninguna cuenta antes de aprobar la lista
Los accesos que no son estándar para el puesto requieren al responsable del sistema
Cuando algo no encaja
Si el gerente no aprueba en 4 horas, recibe un recordatorio y luego la solicitud pasa a su suplente designado.
Cuentas
D−10 a D−3 · Hasta D−3
Pasos
APICuentas creadasPor tu plataforma de identidad, o solicitadas por Optomo por API
APIComputadora pedidaA través de tu mesa de servicio de TI, con un enlace de seguimiento para el nuevo empleado
APIAccesos listos para el primer díaActivos desde el inicio del primer día, no antes
Queda en el caso: la referencia de cada cuenta y el número de ticket de la computadora.
Sistemas que usa
Plataforma de identidad, como Microsoft Entra ID
Gestión de servicios de TI, como ServiceNow
Las aplicaciones de la lista de accesos
Controles
Las cuentas coinciden con la lista aprobada
Los accesos se activan el primer día, no antes
Cuando algo no encaja
Una cuenta que falla pasa a TI con el error, y el primer día se señala en riesgo en D−3.
Nómina
D−10 a D−5 · Antes del corte
Pasos
APIRegistro de nómina creadoA través de tu interfaz de nómina, antes del corte
PeopleDatos bancarios confirmadosIngresados por el nuevo empleado y confirmados por una segunda persona de nómina
APIBeneficios y pensiónInscripción según lo que exige el país
Queda en el caso: la referencia del registro de nómina y quién confirmó los datos bancarios.
Sistemas que usa
Sistema o proveedor de nómina
Sistema de RR. HH.
Proveedores de beneficios y pensiones
Controles
Datos bancarios confirmados por una segunda persona antes del primer pago
El registro se crea antes del corte de nómina
Cuando algo no encaja
Si el inicio cae después del corte, se paga fuera de ciclo o en la siguiente nómina, según tu política, y el caso avisa al gerente.
Del primer día al primer pago
Primer día a día de pago
Pasos
PeoplePrimer día confirmadoEl gerente confirma la computadora, las cuentas y la primera reunión
AI agentsPeoplePlan de la primera semanaLo redacta el agente de planificación y lo envía el gerente
PeoplePrimer pago verificadoNómina confirma que el primer pago fue correcto
CloseCaso cerradoCada traspaso en un solo registro de auditoría
Queda en el caso: la confirmación del primer día y la verificación del primer pago por parte de nómina.
Sistemas que usa
Sistema de RR. HH.
Nómina
Correo y Teams
Controles
El caso se cierra solo después del primer pago correcto
Cuando algo no encaja
Un primer pago incorrecto reabre la etapa de nómina hasta que se paga la corrección, con el motivo en el caso.
Lo que van a preguntar tus revisores
Seguridad de TI, tu delegado de protección de datos y RR. HH. dan su aprobación antes de la puesta en marcha. Sus primeras preguntas, respondidas.
Seguridad de TI
¿Quién crea las cuentas?
Tu plataforma de identidad, u Optomo las solicita por API a partir de la lista que aprobó el gerente. Optomo tiene la certificación ISO 27001, que cubre la empresa y el servicio en la nube.
Protección de datos
¿Se graban datos personales?
Las grabaciones de pantalla están desactivadas por defecto, y puedes mantenerlas desactivadas para este proceso. Optomo se ejecuta on-premise, en tu red, así que el contenido de los casos se queda en ella.
RR. HH.
¿Quién aprueba el salario y los accesos?
Un salario por encima de la banda se aprueba antes de enviar la oferta, y el gerente aprueba la lista de accesos. Cada aprobación queda en el caso, con quién la dio y cuándo.