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Operating Packs

Diseña cada proceso una vez. Adáptalo a cada entidad.

Empieza con un proceso que funciona, no con un lienzo en blanco. Nuestro equipo lo adapta a cada entidad, con las herramientas que ya usas. Los clientes logran 45% menos licencias y 96% menos problemas de ejecución.

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Cierre de mes

Corte, devengos, conciliaciones y aprobación por entidad, en una misma línea, con la evidencia de cada control registrada a medida que avanza.

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La línea

  1. 01Period startTrigger
  2. 02Cut-off and sub-ledgersERP jobs · APIBy WD1
  3. 03Accruals2 AI agents proposeBy WD2
  4. 04Reconciliations2 AI agents + APIBy WD2
  5. 05Entity sign-offApprovalWD3 12:00
  6. 06Group close and lockGroup sign-off, then lockBy WD5

Qué reemplaza

Diferencias intercompañía discutidas por correo en WD3, y un equipo del grupo que se entera del atraso de una entidad cuando su paquete no llega.

Qué cambia

Todas las entidades cierran en la misma línea. La que se atrasa se ve el día uno, no el día cinco.

Funciona con

  • SAP S/4HANA
  • SAP ECC
  • Dynamics 365
  • BlackLine
  • SAP Group Reporting

El calendario de cierre

Cada etapa tiene una ventana en el calendario de días hábiles y un plazo. Cada entidad ejecuta su propio caso, y su paquete llega al grupo a más tardar en WD3.

  • RPA
  • AI agents
  • People
  • Trigger or API
  • Close
  1. 01 Period start2 steps
    • WD−2 to WD−1Calendar opens
  2. 02 Cut-off and sub-ledgers5 steps · by WD1
    • WD−1 to WD1ERP jobs
  3. 03 Accruals5 steps · by WD2
    • WD12 agents
    • WD2Sign-off
  4. 04 Reconciliations4 steps · by WD2
    • WD1 to WD22 agents + API
  5. 05 Entity sign-off3 steps · WD3 12:00
    • WD3Package
  6. 06 Group close and lock4 steps · by WD5
    • WD3 to WD4Group review
    • WD5Locked

Dentro de cada etapa

Elige una etapa para ver quién hace cada paso y qué deja en el caso.

Inicio del período

WD−2 a WD−1
Pasos
  1. TriggerCalendario de cierre abierto Un caso por entidad, con su propio calendario y sus feriados locales
  2. AI agentsResponsables avisados El agente de avisos envía los plazos y lo que sigue abierto

Queda en el caso: el calendario tal como se fijó y a quién se avisó.

Sistemas que usa
  • Calendario de cierre
  • Configuración de períodos del ERP
  • Correo y Teams
Controles
  • Cada entidad tiene un responsable designado
Cuando algo no encaja

Una entidad con el período anterior todavía abierto empieza con una alerta, así un cierre atrasado se ve antes de que empiece el siguiente.

Corte y libros auxiliares

WD−1 a WD1 · hasta WD1
Pasos
  1. APILibros auxiliares cerrados Cuentas por pagar y por cobrar, con una tarea programada del ERP
  2. APIRPAArchivos bancarios cargados Extractos por API, RPA donde el banco solo ofrece un portal
  3. APIDepreciación calculada La tarea propia del ERP, con su log y sus totales de vuelta en el caso
  4. APIRevaluación cambiaria La tarea propia del ERP, al tipo de cambio de cierre del período
  5. APIRPAInterfaces contabilizadas Por API, RPA donde un ERP local no tiene interfaz

Queda en el caso: los logs de las tareas del ERP y los números de documento, con una grabación donde la activas.

Sistemas que usa
  • Libros auxiliares y libro mayor del ERP, como SAP S/4HANA o Dynamics 365
  • Canal de archivos bancarios (EBICS o SWIFT)
  • Libro auxiliar de activos fijos
  • Fuente de tipos de cambio
Controles
  • Corte de ingresos y compras verificado contra envíos y condiciones de entrega
Cuando algo no encaja

Una tarea que falla se vuelve a ejecutar solo cuando el libro mayor muestra que no se contabilizó, y luego pasa a su responsable con el log. El resto de la etapa sigue adelante.

Devengos

WD1 a WD2 · hasta WD2
Pasos
  1. AI agentsServicios recibidos no facturados El agente de devengos propone a partir de órdenes abiertas y evidencia de entrega
  2. APIAI agentsIngresos Desde tu sistema de contratos, el agente de ingresos reúne el respaldo
  3. APINómina y bonos La nómina desde su interfaz, las estimaciones de bonos desde RR. HH.
  4. APIPagos anticipados amortizados La parte de este período, con una tarea programada del ERP
  5. PeopleCada propuesta firmada Una persona firma cada una, y otra revisa las que superan tu umbral

Queda en el caso: cada propuesta, sus fuentes, quién la firmó y el número del documento contabilizado.

Sistemas que usa
  • Compras y libro mayor del ERP
  • Sistema de contratos e ingresos
  • Nómina
  • Calendarios de pagos anticipados
Controles
  • Ninguna propuesta del agente se contabiliza sin aprobación
  • Los asientos esperan en el ERP como documentos preliminares hasta su aprobación
Cuando algo no encaja

Una propuesta que el revisor rechaza vuelve a su agente con el motivo, y el rechazo queda en el caso.

Conciliaciones

WD1 a WD2 · hasta WD2
Pasos
  1. APIAI agentsConciliaciones bancarias Archivos bancarios por API, el agente de conciliación cruza las partidas
  2. APIPeopleIntercompañía acordado Cruce por API, con las disputas a cargo del grupo y resueltas a más tardar en WD2
  3. AI agentsPeoplePapeles de trabajo del balance El agente de papeles de trabajo los prepara, un preparador firma y un revisor aprueba
  4. PeopleDiferencias enrutadas Al controller de la entidad, con un responsable y una fecha límite

Queda en el caso: un papel de trabajo por cuenta, firmado por su preparador y su revisor.

Sistemas que usa
  • Libro mayor en el ERP de cada entidad
  • Canal de archivos bancarios
  • Cruce intercompañía, como SAP ICMR
  • Herramienta de conciliación, como BlackLine
Controles
  • Las cuentas de alto riesgo se concilian en cada cierre, el resto según tu política
  • Doble aprobación: el preparador y el revisor son personas distintas
Cuando algo no encaja

Una partida que el agente de conciliación no puede cruzar queda abierta en el caso y pasa a una persona, con las posibles coincidencias que evaluó. Nada se concilia a la fuerza.

Aprobación de la entidad

WD3 · WD3 12:00
Pasos
  1. AI agentsAnálisis de variaciones redactado El agente de variaciones explica los movimientos y señala el resto
  2. PeopleRevisión del controller Variaciones y diferencias abiertas en un solo lugar
  3. PeoplePaquete enviado Firmado a más tardar en WD3 a las 12:00, con la firma del controller de la división cuando la política lo pide

Queda en el caso: los comentarios de variaciones firmados y la aprobación del controller.

Sistemas que usa
  • Libro mayor y presupuesto
  • Paquete de reporte del grupo
Controles
  • La aprobación cubre los controles, no solo las cifras, y enumera las excepciones
Cuando algo no encaja

Si el controller está ausente, la aprobación pasa a su suplente designado y el plazo se mantiene.

Cierre del grupo y bloqueo

WD3 a WD5 · hasta WD5
Pasos
  1. APIPaquete recibido Balance de comprobación e intercompañía por contraparte, en el formato del grupo
  2. PeopleRevisión del grupo El equipo del grupo revisa el paquete y pide ajustes
  3. APIPeríodo bloqueado Con una tarea programada del ERP, solo después de la aprobación del grupo, para que nada se contabilice tarde
  4. APIPaquete de cierre archivado Papeles de trabajo, aprobaciones, logs de tareas y números de documento

Queda en el caso: el paquete de cierre, con números de documento y logs de tareas para tu auditor.

Sistemas que usa
  • ERP
  • Consolidación del grupo, como SAP Group Reporting
  • Archivo
Controles
  • El período se bloquea solo después de la aprobación del grupo
  • La contabilización y el bloqueo usan usuarios distintos del ERP
Cuando algo no encaja

Un ajuste tardío pasa al grupo. Si el grupo lo aprueba, se reabre solo el período de esa entidad, con un motivo y un aprobador en el caso.

Lo que van a preguntar tus revisores

Seguridad de TI, tu auditor y el controller del grupo dan su aprobación antes de la puesta en marcha. Sus primeras preguntas, respondidas.

  • Seguridad de TI

    ¿Adónde van los datos contables?

    A ningún lado. Optomo se ejecuta on-premise, en tu red, así que los datos contables, los documentos y el razonamiento de los agentes se quedan en ella. Optomo tiene la certificación ISO 27001.

  • Auditoría

    ¿Podemos confiar en la evidencia?

    Cada control deja su evidencia en el caso a medida que avanza: logs de tareas, números de documento y papeles de trabajo firmados. Los contratos Enterprise dan a tu auditor acceso directo a los controles que Optomo ejecuta por ti.

  • Controller del grupo

    ¿Quién puede contabilizar y bloquear?

    Las propuestas del agente esperan como documentos preliminares hasta que una persona las firma. La contabilización y el bloqueo usan usuarios distintos del ERP, y el período se bloquea solo después de la aprobación del grupo.

Dónde están tus datos

Donde tus procesos difieren, cerramos la brecha contigo

Es normal tener procesos inconsistentes. Nuestro equipo y nuestros socios mapean cómo funciona cada versión y adaptan el Operating Pack a cada una.

Incluido en Enterprise. Nuestro equipo adapta el Operating Pack durante la prueba y el despliegue, sin costo adicional.

Conocer a nuestros sociosEncuentra un socio cerca de ti
  1. Equipo de Optomo

    Adapta el Operating Pack

    • Una versión por entidad o país
    • Etapas conectadas a tus sistemas
    • Umbrales y aprobadores definidos como política
  2. Socio

    Alinea el proceso

    • El proceso mapeado tal como funciona hoy
    • Qué diferencias mantener
    • El cambio liderado junto con los dueños del proceso

Cómo un Operating Pack se convierte en tu proceso

Lo conectamos a tus sistemas y luego ejecutamos casos reales en la prueba de 5 semanas.

Empezar prueba gratuita
  1. 1

    Mapear los sistemas

    Cada etapa conectada a tus sistemas.

  2. 2

    Definir la política

    Se define una vez y la hereda cada caso.

  3. 3

    Ejecutarlo en la prueba

    Casos reales, con una línea base de costos para la semana 4.