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Operating Packs

Diseña cada proceso una vez. Adáptalo a cada entidad.

Empieza con un proceso que funciona, no con un lienzo en blanco. Nuestro equipo lo adapta a cada entidad, con las herramientas que ya usas. Los clientes logran 45% menos licencias y 96% menos problemas de ejecución.

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Todos los Operating Packs

Cierre de mes

Corte, devengos, conciliaciones y aprobación por entidad, en una misma línea, con la evidencia de cada control registrada a medida que avanza.

Ejecutar este Operating Pack en tu prueba

La línea

  1. 01Period startTrigger
  2. 02Cut-off and sub-ledgersERP jobs · APIBy WD1
  3. 03AccrualsAI agent proposesBy WD2
  4. 04ReconciliationsAI agent + APIBy WD2
  5. 05Entity sign-offApprovalWD3 12:00
  6. 06Group close and lockGroup sign-off, then lockBy WD5

Qué reemplaza

Diferencias intercompañía discutidas por correo en WD3, y un equipo del grupo que se entera del atraso de una entidad cuando su paquete no llega.

Qué cambia

Todas las entidades cierran en la misma línea. La que se atrasa se ve el día uno, no el día cinco.

Funciona con

  • SAP S/4HANA
  • SAP ECC
  • Dynamics 365
  • BlackLine
  • SAP Group Reporting

El calendario de cierre

Cada etapa tiene una ventana en el calendario de días hábiles y un plazo. Cada entidad ejecuta su propio caso, y su paquete llega al grupo a más tardar en WD3.

  • RPA
  • AI agent
  • People
  • Trigger or API
  • Close
  1. 01 Period start2 steps
    • WD−2 to WD−1Calendar opens
  2. 02 Cut-off and sub-ledgers5 steps · by WD1
    • WD−1 to WD1ERP jobs
  3. 03 Accruals5 steps · by WD2
    • WD1AI agent
    • WD2Sign-off
  4. 04 Reconciliations4 steps · by WD2
    • WD1 to WD2AI agent + API
  5. 05 Entity sign-off3 steps · WD3 12:00
    • WD3Package
  6. 06 Group close and lock4 steps · by WD5
    • WD3 to WD4Group review
    • WD5Locked

Dentro de cada etapa

Elige una etapa para ver quién hace cada paso y qué deja en el caso.

Conciliaciones

WD1 a WD2 · hasta WD2
Pasos
  1. APIAI agentConciliaciones bancarias Archivos bancarios por API, el agente concilia
  2. APIPeopleIntercompañía acordado Cruce por API, con las disputas a cargo del grupo y resueltas a más tardar en WD2
  3. AI agentPeoplePapeles de trabajo del balance El agente los prepara, un preparador firma y un revisor aprueba
  4. PeopleDiferencias enrutadas Al controller de la entidad, con un responsable y una fecha límite

Queda en el caso: un papel de trabajo por cuenta, firmado por su preparador y su revisor.

Lo que van a preguntar tus revisores

Seguridad de TI, tu auditor y el controller del grupo dan su aprobación antes de la puesta en marcha. Sus primeras preguntas, respondidas.

  • Seguridad de TI

    ¿Adónde van los datos contables?

    A ningún lado. Optomo se ejecuta on-premise, en tu red, así que los datos contables, los documentos y el razonamiento de los agentes se quedan en ella. Optomo tiene la certificación ISO 27001.

  • Auditoría

    ¿Podemos confiar en la evidencia?

    Cada control deja su evidencia en el caso a medida que avanza: logs de tareas, números de documento y papeles de trabajo firmados. Los contratos Enterprise dan a tu auditor acceso directo a los controles que Optomo ejecuta por ti.

  • Controller del grupo

    ¿Quién puede contabilizar y bloquear?

    Las propuestas del agente esperan como documentos preliminares hasta que una persona las firma. La contabilización y el bloqueo usan usuarios distintos del ERP, y el período se bloquea solo después de la aprobación del grupo.

Dónde están tus datos

Donde tus procesos difieren, cerramos la brecha contigo

Es normal tener procesos inconsistentes. Nuestro equipo y nuestros socios mapean cómo funciona cada versión y adaptan el Operating Pack a cada una.

Incluido en Enterprise. Nuestro equipo adapta el Operating Pack durante la prueba y el despliegue, sin costo adicional.

Conocer a nuestros sociosEncuentra un socio cerca de ti
  1. Equipo de Optomo

    Adapta el Operating Pack

    • Una versión por entidad o país
    • Etapas conectadas a tus sistemas
    • Umbrales y aprobadores definidos como política
  2. Socio

    Alinea el proceso

    • El proceso mapeado tal como funciona hoy
    • Qué diferencias mantener
    • El cambio liderado junto con los dueños del proceso

Cómo un Operating Pack se convierte en tu proceso

Lo conectamos a tus sistemas y luego ejecutamos casos reales en la prueba de 5 semanas.

Empezar prueba gratuita
  1. 1

    Mapear los sistemas

    Cada etapa conectada a tus sistemas.

  2. 2

    Definir la política

    Se define una vez y la hereda cada caso.

  3. 3

    Ejecutarlo en la prueba

    Casos reales, con una línea base de costos para la semana 4.