El Ministerio de Defensa danés: racionalización de las operaciones

Optomo en el Ministerio de Defensa danés

En consonancia con el impulso del Ministerio hacia la digitalización —y, por extensión, el del sector público danés en general— se estableció un equipo de RPA dedicado para encabezar la iniciativa RPA. El mandato del equipo era automatizar una variedad de actividades y optimizar los flujos de trabajo internos.

Inicialmente, se utilizó el programador nativo de su proveedor de RPA. Sin embargo, a medida que crecía el número de robots desplegados, mantener la supervisión operativa se volvió cada vez más desafiante. Los errores en los procesos caerían en cascada, impidiendo el lanzamiento de nuevas programaciones y causando una frustración considerable.

“Estábamos usando el programador nativo (...) y llegamos a un punto de inflexión, donde era necesario un nuevo enfoque”.
‍— Brian Andersen, Arquitecto de Infraestructura

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Una instalación e incorporación sin complicaciones

Como organización pública, el Ministerio tenía varias preocupaciones en su proceso de selección de proveedores por una herramienta de orquestación para resolver sus problemas operativos, incluidas las estrictas exigencias a la seguridad y la infraestructura. Una de esas preocupaciones, era que el centro operativo quería una arquitectura no invasiva, para evitar cargas de trabajo adicionales en sus desarrolladores.

“Anteriormente habíamos estado encuestando el mercado, y nuestro primer criterio era que no tendríamos que hacer cambios en nuestros robots para usar la herramienta de orquestación”
‍— Brian Andersen, Arquitecto de Infraestructura

Al instalar Optomo, no fueron necesarios cambios ni en los robots del Ministerio ni en su infraestructura de TI. Optomo se configuró en la infraestructura preexistente utilizada para la operación de RPA, desde donde podría interactuar con los servidores RPA a través de las interfaces proporcionadas por el proveedor de RPA, sin poner una gran presión sobre las diferentes bases de datos.

“No hay nada invasivo en la manera de Optomo de controlar las cosas. Es solo un motor puesto encima, haciendo las cosas más inteligentes (...) Fue fácil comenzar y más intuitivo configurar los horarios en comparación con otras herramientas”
— Brian Andersen, Arquitecto de Infraestructura

Con la asistencia del equipo de Optomo, la instalación se completó en cuestión de horas, y dentro de un día, todos los horarios fueron transitados a Optomo.

Menos intervención manual, más vacaciones sin estrés

Pre-Optomo, la operación estuvo plagada de intervenciones manuales. Especialmente durante los períodos pico, las capacidades dinámicas de asignación de recursos y priorización de Optomo han demostrado ser invaluables.

“Tenemos periodos de picos en los que corremos en todo lo que tenemos y ahí es donde Optomo realmente marca la diferencia, porque puede asignar recursos dinámicamente, y un cronograma puede hacerse cargo de otro horario con menor prioridad (...) esto nos hace capaces de manejar nuestros picos más rápido”
‍— Lars Mortensen, Gerente de Robots

El objetivo era una solución libre de mantenimiento que pudiera administrar de manera autónoma las operaciones, lo que Optomo cumplió.

“Ahora puedo irme a casa del trabajo y volver a iniciar sesión a la mañana siguiente y tener todo todavía funcionando (...) si algo sale mal, todo ya no se tritura”
‍— Lars Mortensen, Gerente de Robots

Optomo proporciona una supervisión integral, lo que permite una rápida resolución de errores y reduce significativamente la intervención manual.

“Sabemos lo que sucede, sabemos por qué sucede, y cómo Optomo se hace cargo y lo maneja. Reiniciar horarios, reiniciar máquinas de paralización, cosas así. Tenemos total transparencia en nuestra operación ahora. No lo monitoreamos todo el tiempo, porque Optomo está haciendo su trabajo”
‍— Brian Andersen, Arquitecto de Infraestructura

Con todo, la esencia de Optomo se extiende más allá de la reducción de costos; simplifica la vida laboral de las partes interesadas de la operación, particularmente de los operadores.

“Me di cuenta que este verano, estuve de vacaciones por 3 semanas sin traer mi PC de trabajo conmigo. Esa es en realidad la primera vez, lo he hecho (...) Yo diría que es el 50% del tiempo que solía pasar lo he ahorrado, porque ahora puedo hacer otras cosas que solo monitorear y ejecutar robots”
‍— Lars Mortensen, Gerente de Robots

Desarrollo colaborativo desde el primer día

Optomo adopta el desarrollo conjunto de clientes, con el equipo de RPA del Ministerio desempeñando un papel crucial en la incorporación de características específicas adaptadas a sus requerimientos.

“Desde el primer día, hemos podido hacer sugerencias sobre cosas que pensábamos que podrían mejorarse”
‍— Brian Andersen, Arquitecto de Infraestructura

A través de reuniones regulares de check-in y encuestas a lo largo del año, se recoge retroalimentación de la Secretaría y se contabilizan los avances en sus solicitudes. Esto viene además de sesiones de diseño más enfocadas, donde se pueden discutir áreas más específicas de posibles características del producto.

“Es genial poder influir en el desarrollo de la herramienta, ser escuchado, e incluido como parte de la conversación de hacia dónde se dirige el producto”
‍— Brian Andersen, Arquitecto de Infraestructura

Optomo y el futuro

Para el equipo de RPA, es inconcebible volver a los métodos de programación antiguos, ya que requeriría recursos y licencias adicionales, ahora aprovechados de manera más efectiva con Optomo.

“He intentado volver una vez (...) y me enteré que eso nunca iba a pasar. Al menos no conmigo como Robot Manager (...) En realidad no creo que sea posible ahora porque entonces necesitaríamos más recursos y licencias de los que usamos ahora”
‍— Lars Mortensen, Gerente de Robots

En última instancia, con influencia en la hoja de ruta y las mejoras en la orquestación y los conocimientos, Optomo es considerado indispensable por el equipo de RPA en la expansión continua y el mantenimiento operativo.