El Ministerio de Defensa danés: operaciones más ágiles

Optomo en el Ministerio de Defensa danés

En línea con el impulso del Ministerio hacia la digitalización, y por extensión el del sector público danés en general, se creó un equipo de RPA dedicado a liderar la iniciativa de RPA. Su mandato era automatizar distintas actividades y optimizar los flujos de trabajo internos.

Al principio se usaba el programador nativo de su proveedor de RPA. Pero a medida que crecía la cantidad de robots desplegados, mantener la supervisión operativa se volvió cada vez más difícil. Los errores en los procesos se propagaban en cascada, impedían que se lanzaran nuevas programaciones y causaban una frustración considerable.

Estábamos usando el programador nativo (…) y llegamos a un punto de inflexión en el que hacía falta un nuevo enfoque.

Una instalación y una puesta en marcha sin complicaciones

Como organización pública, el Ministerio tenía varias exigencias al elegir una herramienta de orquestación que resolviera sus problemas operativos, entre ellas requisitos estrictos de seguridad e infraestructura. Una de ellas era que el centro de operaciones quería una arquitectura no invasiva, para no sumar carga de trabajo a sus desarrolladores.

Ya veníamos analizando el mercado, y nuestro primer criterio era no tener que hacer cambios en nuestros robots para usar la herramienta de orquestación.

Al instalar Optomo, no hizo falta cambiar ni los robots del Ministerio ni su infraestructura de TI. Optomo se configuró sobre la infraestructura que ya se usaba para la operación de RPA, desde donde podía interactuar con los servidores de RPA a través de las interfaces del proveedor, sin sobrecargar las distintas bases de datos.

No hay nada invasivo en la forma en que Optomo controla las cosas. Es solo un motor que se coloca encima y hace las cosas más inteligentes (…) Fue fácil empezar, y configurar las programaciones fue más intuitivo que con otras herramientas.

Con la ayuda del equipo de Optomo, la instalación se completó en cuestión de horas, y en un día todas las programaciones ya estaban en Optomo.

Menos intervención manual, más vacaciones sin estrés

Antes de Optomo, la operación estaba llena de intervenciones manuales. Sobre todo en los períodos pico, la asignación dinámica de recursos y la priorización de Optomo han resultado invaluables.

Tenemos períodos pico en los que usamos todo lo que tenemos, y ahí es donde Optomo realmente marca la diferencia, porque puede asignar recursos de forma dinámica, y una programación puede tomar el lugar de otra de menor prioridad (…) eso nos permite manejar nuestros picos más rápido.

El objetivo era una solución sin mantenimiento que gestionara las operaciones de forma autónoma, y Optomo lo cumplió.

Ahora puedo irme a casa después del trabajo, volver a conectarme a la mañana siguiente y encontrar todo todavía funcionando (…) si algo falla, ya no se detiene todo.

Optomo ofrece una supervisión completa, que permite resolver los errores rápido y reduce mucho la intervención manual.

Sabemos lo que pasa, sabemos por qué pasa y cómo Optomo toma el control y lo resuelve. Reiniciar programaciones, reiniciar máquinas que se quedan colgadas, cosas así. Ahora tenemos total transparencia en nuestra operación. No la monitoreamos todo el tiempo, porque Optomo está haciendo su trabajo.

En resumen, la esencia de Optomo va más allá de reducir costos. Simplifica el trabajo diario de quienes participan en la operación, sobre todo de los operadores.

Me di cuenta de que este verano estuve de vacaciones 3 semanas sin llevar la computadora del trabajo. En realidad es la primera vez que lo hago (…) Diría que ahorré el 50% del tiempo que le dedicaba antes, porque ahora puedo hacer otras cosas además de monitorear y ejecutar robots.

Desarrollo colaborativo desde el primer día

Optomo apuesta por el desarrollo conjunto con sus clientes, y el equipo de RPA del Ministerio tiene un papel clave en la incorporación de funciones adaptadas a sus necesidades.

Desde el primer día pudimos hacer sugerencias sobre cosas que creíamos que se podían mejorar.

A través de reuniones de seguimiento periódicas y encuestas a lo largo del año, se recogen los comentarios del Ministerio y se informa el avance de sus solicitudes. A esto se suman sesiones de diseño más enfocadas, donde se pueden discutir áreas más específicas de posibles funciones del producto.

Es genial poder influir en el desarrollo de la herramienta, ser escuchados y formar parte de la conversación sobre hacia dónde va el producto.

Optomo y el futuro

Para el equipo de RPA, volver a los métodos de programación anteriores es impensable, porque requeriría más recursos y licencias, que ahora se aprovechan mejor con Optomo.

Intenté volver una vez (…) y me di cuenta de que eso nunca iba a pasar. Al menos no conmigo como Robot Manager (…) De hecho, no creo que ahora sea posible, porque necesitaríamos más recursos y licencias de los que usamos hoy.

En última instancia, gracias a su influencia en la hoja de ruta y a las mejoras en orquestación y análisis, el equipo de RPA considera a Optomo indispensable para seguir ampliando y manteniendo la automatización del Ministerio.