Aprovechar todo el potencial de la utilización de licencias en la automatización

Introducción

Estamos en plena era de la transformación digital, y las tecnologías de automatización se venden como pan caliente. Sin embargo, hay un elefante en la habitación que muchos parecen ignorar. Un estudio reciente reveló una brecha sorprendente entre la compra y la utilización de licencias de automatización. Aquí va un dato que llama la atención: mientras las empresas pagan en promedio 110 licencias de productos de RPA, solo ponen a trabajar 45. Eso es una tasa de utilización de apenas el 40%.

Aquí va un dato que llama la atención: mientras las empresas pagan en promedio 110 licencias de productos de RPA, solo ponen a trabajar 45. Eso es una tasa de utilización de apenas el 40%.

Desmitificar la utilización de licencias

Entonces, ¿por qué esa diferencia? Veamos más de cerca qué significa realmente la utilización de licencias y cómo podemos seguirla de manera efectiva. No es tan sencillo como parece. Con la gran cantidad de modelos de licencia que ofrecen los proveedores de RPA, las opiniones sobre cómo aprovechar al máximo las licencias de RPA pueden variar mucho.

Si profundizamos, vemos que cada organización tiene su propia forma de evaluar la utilización de licencias. Algunas siguen un enfoque basado en la asignación: asignan licencias a procesos o departamentos específicos, y una vez asignada, la licencia se considera “utilizada”. Otras organizaciones ejecutan scripts sin parar para que los robots trabajen siempre que haya capacidad disponible. Esto efectivamente lleva a una utilización alta, pero también puede generar mucha actividad innecesaria. Y también están las que miden la utilización solo en horario laboral, que consideran su período pico. Son solo algunos ejemplos, y lo cierto es que no hay una forma definitivamente correcta o incorrecta de medirla. Cada organización puede elegir el enfoque que mejor se ajuste a sus necesidades. Sin embargo, para entender bien la capacidad disponible, es clave entender cómo miden los proveedores la utilización de licencias.

Desglose de la utilización de licencias

Ahora, pongámoslo en perspectiva. Piensa en la utilización de una licencia como el tiempo durante el cual un robot trabaja activamente con ella, y midámoslo en minutos. Supongamos que una licencia está ocupada haciendo trabajo real durante 8 horas y 15 minutos al día. Eso da una tasa de utilización de alrededor del 35% (495 minutos de un total de 1,440 minutos al día). Parece bastante simple, ¿no? Sin embargo, el verdadero desafío aparece cuando consideramos las restricciones y limitaciones que impiden que esos 495 minutos lleguen a 1,440. Además, tenemos que asegurarnos de que esos 495 minutos sean trabajo productivo real y no solo períodos de inactividad u otros tiempos muertos, como el arranque o el apagado. Nuestra misión, entonces, es optimizar estos factores y hacer que cada minuto cuente.

Idealmente, querríamos que la utilización de licencias estuviera cerca del 100%. Pero llegar a esa meta suele ser complicado por obstáculos como un horario laboral restringido, requisitos específicos del negocio, las fluctuaciones en la cantidad de casos entrantes, la gestión de máquinas virtuales y la disponibilidad de los sistemas. Estos factores complican la tarea de sacar el máximo provecho de las licencias. Así que incluso apuntar al 40% de utilización que cita el informe de HFS Research puede parecer una tarea titánica, ni hablar de aspirar al esquivo 100%.

Dominar la orquestación

Entonces, ¿cómo llevas tu utilización cerca del 100%? Ser inteligente en cómo orquestas y ejecutas tus bots es un paso en la dirección correcta. Estas son algunas cosas que puedes considerar si quieres aumentar tu utilización:

• Reducir el tiempo de margen: El tiempo de ejecución de los bots varía mucho, y eso suele llevar a incluir tiempo de margen en los planes de programación. Pero esto deja muchos huecos en la eficiencia con la que se usan las licencias. La clave es reducir el tiempo de margen, para que en cuanto termine un trabajo de un bot podamos empezar con el siguiente.
• Enfocarse en el plazo y en la activación dinámica: Por cómo se han activado históricamente los bots, nos acostumbramos a planificar la hora de inicio en función del plazo del negocio. Tenemos que darle la vuelta a esa lógica. En lugar de preguntarle al negocio para cuándo necesita la tarea, deberíamos preguntar cuándo puede empezar a ejecutarse el bot y para cuándo debe estar terminada la tarea. Esto suele darnos una ventana más amplia para ejecutar el bot y más margen para optimizar.
• Monitorear la utilización: Aunque parezca obvio, muchas organizaciones no tienen datos detallados sobre la utilización de sus licencias. Reconocer los períodos pico y los de baja demanda es clave para aumentar la utilización. Con la información adecuada, puedes ajustar las programaciones para maximizar la utilización y, al mismo tiempo, cumplir los plazos.

Estas estrategias pueden mejorar mucho tu utilización y permitirte obtener más valor de las licencias que ya tienes. Ya sea desarrollando soluciones creativas o usando una herramienta de orquestación como Optomo, recuerda que una buena orquestación es la base de una gestión efectiva de la utilización. Pero ten en cuenta que la orquestación no se trata solo de aumentar la utilización. Orquestar los bots junto con las API, los agentes de IA y las personas que intervienen en los mismos procesos también reduce el tiempo de gestión de los casos y los errores, y así ofrece un servicio más rápido y mejor a las empresas.

El imperativo de maximizar la utilización de licencias

En conclusión, a medida que evoluciona el panorama de la automatización, las empresas deben mejorar sus estrategias de utilización de licencias. Con planificación estratégica y monitoreo constante, pueden evitar gastos innecesarios en licencias redundantes. El objetivo debe ser sacar todo el potencial de tus inversiones actuales.